Optimieren Sie mit GeoCom® Vertragsverwaltung das Management Ihres Vertragsbestandes und beschleunigen Sie Ihre vertragsbezogenen Workflows.

Was ist GeoCom® Vertragsverwaltung?
GeoCom® Vertragsverwaltung ist eine Lotus Notes Applikation zur Verwaltung von Vertragsdaten und zur Unterstützung bzw. Organisation vertragsbezogener Arbeitsprozesse.

Umfassende Datenerfassung
Mit GeoCom® Vertragsverwaltung können Verträge anhand von Vorlagen, die für unterschiedliche Vertragsarten zur Verfügung stehen (z. B. Mietvertrag, Liefervertrag etc.), elektronisch erfasst werden. Sämtliche Vertragsdaten werden für jeden verwalteten Vertrag in einem übersichtlichen Vertragsdokument gespeichert.

Die Stammdaten der Mandanten und Vertragspartner werden gesondert verwaltet. Zur Datenübernahme kann aus dem Vertragsdokument heraus auf sie zugegriffen werden.
Die Gesamtheit aller Vertragsdokumente (und ihnen jeweils zugeordneter Dokumente) wird, nach Kriterien wie z. B. Vertragsgegenstand, -status oder Zuständigkeit geordnet, in verschiedenen Ansichten dargestellt. Es besteht die Möglichkeit, Rahmenverträge zu erfassen.
Der Zugriff auf die Vertragsdaten kann flexibel auf einzelne Personen oder Personengruppen beschränkt werden.

Ereignisse und Prozesse – keine Fristen mehr versäumen!
Vertragsbezogene Ereignisse, wie z. B. Verlängerung, Kündigung oder Prüfung, können mit GeoCom® Vertragsverwaltung abgebildet und überwacht werden. Für jedes Ereignis lassen sich dedizierte Workflows definieren, die bei Eintreten – ggf. mit entsprechender Vorlaufzeit – ausgelöst werden. Auf diese Weise werde Verträge rechtzeitig den richtigen Mitarbeitern zur Bearbeitung zugeteilt und zugehörige Dokumente (z. B. Kündigungsanschreiben) stehen bereits vorausgefüllt zur Verfügung.

Persönlicher Arbeitsbereich
Jedem Anwender steht innerhalb der Applikation ein persönlicher Arbeitsbereich zur Verfügung, in welchem er über seine aktuellen Aufgaben, über zugewiesene Workflows etc. informiert wird. Es können (vertragsbezogene) Wiedervorlagen sowie persönliche Textbausteine definiert werden.