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Standardformat Datum in den Ansichten
Dieser Eintrag bewirkt, dass in Ansichten auch dann ein einheitliches Datumsformat erscheint, wenn unterschiedlich konfigurierte Client-Systeme eingesetzt werden.
   
Tragen Sie hier ein, wie ein Datum in der Ansicht formatiert erscheinen soll.

dd.mm.yyyy steht dabei für Wochentag, Monat und Jahr, z.B. (18.02.2004).


Soll hingegen in den Ansichten die englische Datums-Schreibweise angezeigt werden, d.h. Monat, Tag, Jahr, tragen Sie in das Feld folgende Kennung ein: mm/dd/yyyy (Beispiel: 02/18/2004)

Die Einstellung gilt nur für zukünftige Einträge. Um die Anzeige auch für bereits existierende Einträge umzustellen, verwenden Sie die Aktion

Aktionen - Gewählte Dokumente - Ansichtstitel updaten


Löschen von Dokumenten
In diesem Abschnitt wird das Verhalten beim Löschen von Dokumenten festgelegt. Es gibt drei mögliche Optionen:

• Löschen von beliebigen Dokumenten zulassen Dieser Wert sorgt dafür, dass die markierten Dokumente ohne weitere Nachfrage gelöscht werden. Wenn Dokumente ohne ihre zugehörigen Antwortdokumente gelöscht werden, werden diese Antwortdokumente zu "verlorenen Dokumenten".
  

• Warnung anzeigen bei vorhandenen Antwortdokumenten Ist dieser Wert aktiviert, so wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt, wenn Sie versuchen, ein Dokument ohne seine zugehörigen Antwortdokumente zu löschen. Wenn Dokumente ohne ihre zugehörigen Antwortdokumente gelöscht werden, werden diese Antwortdokumente zu "verlorenen Dokumenten".

• Löschung verweigern bei unvollständiger Auswahl von Antwortdokumenten Diese Option verhindert das Löschen von Dokumenten, wenn nicht auch gleichzeitig alle zugehörigen Antwortdokumente zum Löschen markiert wurden.

Info: Zusätzlich zu dieser Option kann auch der spezielle Parameter DELETIONLIMIT (siehe 14, Spezielle Einstellungen) dazu verwendet werden, das Verhalten beim Löschen von Dokumenten zu bestimmen.


Automatisches Zufügen von Leserfeldern zu Profilen und Aktivitäten
Hierüber können automatisch Leserfelder zu Kunden- und Kontaktprofilen sowie Aktivitäten zugefügt werden.


Eine Konfiguration kann folgendermaßen aussehen:

Ins Feld "Feldname" kann ein beliebiger Feldname eingetragen werden, bspw. DocReader.

Im Feld "Liste von Rollen und/oder Gruppen" werden Rollen bzw. Gruppen hinterlegt, etwa [ReadAllDocs]. Hierüber wird definiert, über welche Rollen die Personen verfügen müssen, um ein Dokument lesen zu dürfen.

Info: Die im Beispiel angeführte Rolle [ReadAllDocs] ist standardmäßig nicht in der ACL vorhanden. Wenn Sie einen eigenen Rollennamen vergeben, vergessen Sie nicht, diese Rolle danach manuell auch der Zugriffskontrollliste hinzuzufügen!

Die Profile und Aktivitäten, denen Leserfelder zugefügt werden sollen, können über einen Auswahlbutton festgelegt werden. Liegt keine Auswahl vor, werden allen Profilen und Aktivitäten Leserfelder zugefügt.

Info: Werden keine Leserfelder zugefügt (Voreinstellung), ist das Dokument für alle Benutzer sichtbar. Beachten Sie, dass mit dem Zufügen von Leserfeldern der Zugriff auf Dokumente auf genau den angegebenen Benutzerkreis (Einzelbenutzer, Gruppen oder Rollen) eingeschränkt ist, sorgen Sie also dafür, dass zumindest eine Administratorengruppe und die Servergruppe Zugriff haben.


Automatisches Zufügen von Autorenfeldern zu Profilen und Aktivitäten
Analog zur Konfiguration der Leserfelder können ebenfalls Autorenfelder automatisch Kunden- und Kontaktprofilen sowie Aktivitäten zugefügt werden. Damit wird Benutzern mit Zugriffsart Autor auf die Datenbank das Bearbeiten von Dokumenten ermöglicht, die sie nicht selbst erstellt haben.

Im Feld "Liste von Rollen und/oder Gruppen" werden die Rollen bzw. die Gruppen definiert, die von Personen benötigt werden, um Dokumente bearbeiten zu können. Profile und Aktivitäten, denen Autorenfelder zugefügt werden sollen, können über den Auswahlbutton ausgewählt werden. Liegt keine Auswahl vor, werden allen Profilen und Aktivitäten Autorenfelder zugefügt.

Info: Benutzer mit Editor-, Designer- oder Manager-Zugriff können immer Dokumente anderer Benutzer bearbeiten.


Automatisches Zufügen von Leser- bzw. Autorenfeldern zu Vorlagen
Auch Vorlagendokumenten können automatisch Leser- oder Autorenfelder hinzugefügt werden.

Die Konfiguration dieser Felder erfolgt auf dieselbe Weise wie die Konfiguration der Leser- bzw. Autorenfelder bei Profil- und Aktivitätsdokumenten.